Altijd bereikbaar zijn?

De moderne communicatiemiddelen waarover zo langzamerhand iedereen beschikt maken het mogelijk dat een werknemer voortdurend bereikbaar is. Nog even een mail beantwoorden in de avonduren of in het weekend is voor veel werknemers de gewoonste zaak van de wereld geworden.

Dit geldt zeker voor kenniswerkers. Wat is het effect van voortdurend bereikbaar zijn? De Stichting Innovatie en Arbeid (België) gaf over dit onderwerp onlangs het interessante rapport ‘Snel nog even antwoorden’ uit. We bespreken enkele resultaten.

Bereikbaarheid

In veel bedrijven krijgen werknemers apparatuur van de werkgever zoals een telefoon of laptop waarmee ze ook buiten werktijden bereikbaar kunnen zijn. In de regel is er geen kader afgesproken hoe hiermee om te gaan. Welke spelregels gelden over het bereikbaar zijn buiten kantoortijd, in hoeverre worden daar expliciet afspraken over gemaakt en worden de verwachtingen naar elkaar toe uitgesproken? De ervaring leert dat dat niet het geval is en dat dat leidt tot de verwachting dat werknemers altijd reageren als er een bericht wordt verstuurd. In de praktijk betekent dit het verlengen van de normale werktijd en de verwachting dat er altijd en snel wordt gereageerd. Dit wordt beschreven als de autonomie paradox. De middelen kunnen ook worden gebruikt om het werk beter te laten aansluiten bij de privé situatie (verbeteren van regelmogelijkheden).  Maar vaker betekent de voortdurende digitale verbinding een nieuwe regelvereiste (er wordt verwacht dat je ‘aan’ staat) die de werkdruk laat oplopen en de balans werk-privé verstoort. Uit de Werkbaarheidsmonitor, waarnaar het rapport ‘Snel nog even antwoorden’ verwijst, blijkt dat werknemers die vaak of altijd mailen buiten de werkuren een veel hogere kans hebben op werkstress dan wie dat niet of af en toe doet.

Werkstress en digitale verbinding

Uit de Werkbaarheidsmonitor blijkt dat werkstress samenhang vertoont met taakeisen en bereikbaarheid. In zijn algemeenheid geldt dat hoge taakeisen tot meer werkstress leiden dan lage taakeisen. Onderzocht is in de Werkbaarheidsmonitor welk effect digitale verbondenheid hierbij heeft (zie figuur 1). Als er sprake is van lage taakeisen dan leidt structurele bereikbaarheid tot beduidend meer werkstress (17% versus 24%). Bij hoge taakeisen is dat verschil niet zo groot (55% versus 60%). Verbonden zijn na werktijd leidt bij zowel lage als hoge taakeisen tot hogere werkstress.

Opvallend is het verschil in werkstress bij lage en hoge taakeisen en structurele bereikbaarheid. Bij lage taakeisen zegt 24% van de werknemers werkstress te ervaren bij structurele bereikbaarheid, terwijl dat bij hoge taakeisen en structurele bereikbaarheid 60% is. Kortom voortdurende bereikbaarheid geeft een grote kans op werkstress.

Altijd Bereikbaar Zijn
Bron: “Snel nog even antwoorden’’. Digitale verbinding op het werk en thuis (p.28).

Bovendien speelt het volgende. Een telefoon van de werkgever kan het gevoel geven van een psychologisch contract. Dit contract houdt impliciet in dat je altijd bereikbaar bent. Dit legt dus bij werknemers druk om voortdurend in contact te zijn, zeker als daar geen duidelijke afspraken over zijn gemaakt.

Er is wel een verschil in hoe werknemers omgaan met de bereikbaarheid na het werk. Er zijn werknemers die het prettig vinden om voortdurend bereikbaar te zijn en bij wie werk en privé makkelijk door elkaar lopen. Maar er zijn ook werknemers die werk en privé strikt gescheiden willen houden. Deze houding van werknemers bepaalt hoe men omgaat en aankijkt met bereikbaarheid buiten kantooruren.

Smartphone als venster op de wereld

De smartphone speelt een belangrijke rol bij de voortdurende bereikbaarheid. Het communicatiemiddel is tegenwoordig een multifunctioneel toestel waar van alles mee gedaan kan worden. De smartphone is zo ontworpen dat het de aandacht van de gebruiker zo lang mogelijk wil vasthouden door  binnenkomende berichten zichtbaar te maken om daarmee aandacht en nieuwsgierigheid op te wekken. Het rapport geeft het volgende citaat:  ‘However, the most powerful external triggers are push notifications. Every time a user sees a little red badge on an app icon, they experience a rush of dopamine 一 a chemical associated with pleasure and reward. After viewing the notification, there is always a need for the next “hit.”

Het zou al helpen als werknemers dit soort notificaties uit kunnen zetten, waardoor de prikkel om te kijken welk bericht is binnengekomen afneemt. Software leveranciers gaan inmiddels hierin mee door op de smartphone de mogelijkheid aan te bieden om twee profielen aan te maken: een werk- en een persoonlijk profiel. Het werkprofiel kan de werknemers tijdens bepaalde uren uitschakelen en worden binnenkomende berichten niet getoond.

Afspraken

Verschillende bedrijven maken afspraken over het verminderen van de bereikbaarheid buiten kantoortijd. Soms in de cao (recht op onbereikbaarheid, zoals ook de FNV voorstelt in de cao bouw en infra), en soms gaat het om informele afspraken. Overigens komt het voor dat de formele communicatie vervolgens verschuift naar een ander kanaal, zoals Whatsapp.

Enkele voorbeelden over niet bereikbaar zijn:

BMW (auto-industrie Duitsland)
Mail buiten werkuren mag de werknemer inbrengen als overwerk. Werknemers worden aangemoedigd om met hun leidinggevende afspraken te maken over bereikbaarheid om ‘wild mobiel werk’ te beperken. De afspraak wordt regelmatig geëvalueerd. BMW wil hiermee aantrekkelijk zijn voor hoger opgeleiden.

Orange (telecom Frankrijk)
Er is een overeenkomst waarin is bepaald dat onbereikbaar zijn in het privéleven een basisrecht is van werknemers. Het bedrijf adviseert werknemers email of andere communicatie niet te gebruiken tijdens vakantiedagen en rustperiodes. Er verschijnt een pop-up in het scherm als werknemers na 23.00 uur wil mailen.

TVM België (verzekeringsmaatschappij)
Dit bedrijf heeft een preventieve campagne opgezet om niet bereikbaar te zijn in vakantieperioden en buiten werktijden. Dit als onderdeel van de campagne tegen stress en burn-out.

Studiebureau Jonkcheere (advies- en ingenieursbureau)
Dit bedrijf heeft een flink aantal maatregelen genomen om de werkdruk door mails te beperken:

  • De e-mail stroom wordt centraal beheerd en verdeeld naar medewerkers. Dit gebeurt twee maal per dag, zodat de afleiding door mails beperkt is. De bedoeling is om het email verkeer te beperken.
  • De GSM nummers van de medewerkers zijn buiten het bedrijf niet bekend. Na werktijd zijn werknemers niet bereikbaar.

Banken
Door verschillende ontwikkelingen in de bankensector was er een cultuur ontstaan om steeds verbonden te zijn met het werk. Om dat te beperken is in de cao een paragraaf opgenomen om niet ingelogd te zijn op professionele digitale tools buiten de werkuren. Dit geldt niet voor werknemers met kritieke functies of als er andere afspraken zijn gemaakt.

 

Kortom: start het gesprek over de bereikbaarheid buiten werktijd in het bedrijf en hou daarbij rekening met individuele voorkeuren van werknemers. Zoals we hierboven zagen er zijn werknemers die het prima vinden, maar er zijn ook genoeg werknemers voor wie voortdurende bereikbaarheid erg belastend is. Door het maken van afspraken voorkomt het bedrijf dat het altijd bereikbaar zijn leidt tot werkstress en een verstoring van de werk-privé balans. Dit gesprek kan op verschillende niveaus worden gevoerd: met de leidinggevende maar ook op organisatieniveau door dit te bespreken met de OR en de afspraken vast te leggen. Maak ook de afspraak hoe de gemaakte afspraak wordt ingevoerd in de praktijk, monitor de ervaringen en of het noodzakelijk is de afspraak bij te stellen. Een cao-afspraak over niet bereikbaar zijn buiten kantoortijden biedt een goede ondersteuning om op bedrijfsniveau concrete afspraken te maken.

Om over na te denken:

  • Wordt van je verwacht dat je na werktijd bereikbaar bent en dat je reageert op mails?
  • Wat is de reactie van de leidinggevende en collega’s als je aangeeft buiten werktijd niet bereikbaar te willen zijn?
  • Als je een telefoon hebt van de werkgever en je deze ook privé mag gebruiken, ben je geïnformeerd over hoe je jouw bereikbaarheid buiten werktijd kan uitschakelen via de instellingen?
  • Neem je deel aan een whats app groep van jouw werk en worden er vaak berichten gedeeld buiten werktijd? Worden hier ook zakelijke berichten gedeeld of heeft deze groep meer een sociale functie? Kort gezegd: is het noodzakelijk hieraan deel te nemen of niet.
  • Heb je het gevoel dat bereikbaarheid buiten werktijd voor jou leidt tot werkdruk? Of dat de balans tussen werk en privé daar onder lijdt?
  • Zijn er bij jou op het werk afspraken gemaakt over bereikbaarheid na werktijd? Is dat een afspraak met de (direct) leidinggevende of is dat een afspraak in het bedrijf, bijvoorbeeld door de Ondernemingsraad.
  • Als die afspraak is gemaakt, wordt deze dan ook nagekomen?

online trainingen

Online aanbod workshops van start!

We zijn er klaar voor. Geheel coronaproof gaan we starten met online workshops en trainingen. FNV|UTA wil je graag blijven ondersteunen in je persoonlijke ontwikkeling. Daarom starten we vanaf volgende week met ons online aanbod workshops en trainingen, speciaal samengesteld voor jou.

FNV|UTA heeft samen met Professionals FNV en FNV Zelfstandigen het aanbod samengevoegd tot één uitgebreid programma van online workshops. Op dit moment staan er zo’n dertig workshops op het programma en er komen bijna elke dag nieuwe bij.

Je kunt je direct inschrijven. De eerste trainingen gaan volgende week al van start. Door het uitgebreide assortiment zit er altijd iets bij dat jou van pas komt, of je nu werknemer bent of zelfstandige. Een greep uit het aanbod:

Out of the box

Out of the box

Hoe kom je tot innovatieve oplossingen voor je vraagstuk? Hoe doorbreek je bestaande denkpatronen? De wereld verandert snel en organisaties willen hun waarde kunnen toevoegen. In deze online workshop krijg je inzicht in verschillende brainstormtechnieken die je direct kunt toepassen in je werk. Ook jij kunt écht tot nieuwe waardevolle ideeën komen.

 

Adviseren

Adviseren

Mensen geven graag, vaak en veel advies. Om daarmee anderen te helpen hun doelen te bereiken of om hun persoonlijke of professionele situatie verbeteren. Maar hoe stel je vast wat een verbetering is? Welke kwaliteiten en vaardigheden moet je bezitten om deskundig advies te kunnen geven? Deze onlineworkshop bevat theorie, tips, praktijkvoorbeelden en oefeningen. Je krijgt inzicht in de basisvaardigheden die nodig zijn om een professioneel adviseur te worden en leer je jouw eigen adviesstijl te ontwikkelen.

 

Tijd voor eigen regie

Tijd voor eigen regie

Denk jij al na over hoe het straks verder gaat? En vooral over wat jij daarin zelf wilt doen? Neem de tijd om dat eens goed door te denken. Het hoeft geen radicale verandering te zijn, maar misschien wel wat duidelijk nieuwe accenten in je huidige werk en leven. Maar hoe doe je dat in een tijd waarin alles onduidelijk en onzeker is?

 

 

Personal Branding

Personal Branding

Om succesvol te ondernemen, zijn in elk geval twee zaken cruciaal: toegevoegde waarde en zichtbaarheid. Juist voor de ZZP-er is die zichtbaarheid van groot belang: je moet meestal eerst jezelf verkopen en dan pas je product of dienst. Hoe zorg je er nu voor dat je op een juiste manier zichtbaar bent voor je doelgroep? En ze vol vertrouwen bij jou klant worden?! Dat leer je in deze interactieve online training. Er komt nog een workshop speciaal voor werknemers.

 

Online werkvormen

Online werkvormen

Ontdek werkvormen die werken! In deze korte kennisclinic deelt Merianka haar eigen ervaringen met online werkvormen voor coaches en trainers. Weg met de saaie meetings. Meer aandacht, meer impact en meer energie!

 

 

Hoe werkt het?

Schrijf je hier in. Je ontvangt een bevestiging van je inschrijving en vlak voor de training krijg je de inloggegevens toegestuurd. Alle trainingen, workshops en webinars zijn kosteloos beschikbaar voor jou als lid. Ontmoeten, samenwerken en ontwikkelen, thuis achter je computer!

Kijk hier voor het totale aanbod en om je aan te melden.