Digitale controle vraagt om… controle

Het komt steeds vaker voor dat organisaties gegevens van werknemers verzamelen. Die gegevens worden geanalyseerd met Artificial Intelligence (AI) en algoritmen om de geschiktheid van werknemers te voorspellen, hun gezondheid te meten en werkzaamheden te beoordelen. Door het gebruik van digitale monitoringstechnologie kunnen er naar verwachting beter onderbouwde besluiten worden genomen ten aanzien van de inzet van werknemers. Het Rathenau Instituut inventariseerde wat voor impact deze nieuwe manieren van meten, analyseren en feedback op het werk hebben.

Wirwar aan instrumenten

Digitale controle gaat volgens Het Rathenau Instituut gepaard met een grote verscheidenheid aan instrumenten. Om ordening aan te brengen, onderscheidt het instituut een driedeling. Deze bestaat uit het plannen en aannemen, het controleren en aansturen en het ondersteunen en ontwikkelen van werknemers.

Er zijn verschillende ontwikkelingen op het terrein van digitale controle waargenomen, waarbij het instituut haar zorg uitspreekt over de effecten voor werknemers. Enkele ontwikkelingen:

  • Instrumenten kunnen nadelig uitwerken voor werknemers. Wie komt er wel of niet in aanmerking voor een baan, promotie of contractverlenging? Hoe gaat een bedrijf om met privacygevoelige gegevens die worden verzameld, zoals de e-mails, locatiegegevens, bewegings- en slaappatronen, gezichtsuitdrukkingen en zelfs erfelijke eigenschappen?
  • De validiteit is twijfelachtig. Het is niet gezegd dat er zinvolle en betekenisvolle verbanden te leggen zijn uit de verzamelde gegevens. Er zijn, zo stelt het instituut, nogal wat instrumenten die beweren voorspellingen over werknemers te kunnen doen, maar de theoretische basis daarvan is dun.
  • Werken met alleen datagedreven informatie geeft een te beperkte blik op de realiteit, waarschuwt het Rathenau Instituut. De tendens is dat kwantitatieve data bepalend zijn voor het voorspellen van gedrag van werknemers, terwijl verantwoorde inzet van digitale monitoringsinstrumenten vraagt om kritische reflectie, dialoog en heldere communicatie. De inzet van deze instrumenten hebben gevolgen voor taken, processen en relaties op de werkvloer.

Voorbeelden van digitale controle-instrumenten

De mogelijkheden om gegevens van werknemers vast te leggen en op te slaan in een database nemen toe:

  • Systemen die aanwezigheid en werkuren controleren (digitale prikklok);
  • Gegevens afkomstig van beveiligingscamera’s, toegangspoortjes en sensoren. Met de opkomst van meer smart buildings kunnen werknemers via de smartphone hun werkplek instellen, zoals stoelhoogte, licht, verwarming en/of koeling en de hoeveelheid koffie. Een voorbeeld van een smart builing is The Edge in Amsterdam;
  • Locatiegegevens die worden opgeslagen door een telefoon, een wearable of een bedrijfsauto;
  • Biometrische gegevens die gebuikt worden op het werk, zoals een irisscan of een vingerafdruk;
  • E-mailcontroles, screenshots om websitegebruik te controleren, toetsaanslagen, inactieve tijd en printergebruik.

Werkdruk

Met de verzamelde gegevens krijgen organisaties meer inzicht in de manier waarop de werkzaamheden zo efficiënt mogelijk kunnen worden georganiseerd. Gevolg hiervan is dat het werktempo wordt verhoogd. Er zijn voorbeelden te noemen waar werknemers, uit bijvoorbeeld distributiecentra, tijdens hun werk volledig digitaal worden aangestuurd. De eigen bewegingsvrijheid, zoals het nemen van een korte pauze, is daarmee beperkt.

Het gebruik van digitale apparaten, zoals een laptop en een smartphone, zorgt ervoor dat werknemers voortdurend bereikbaar zijn. Vaak voelen werknemers de druk om toch nog even snel te antwoorden op een mail die na werktijd binnenkomt. Zeker wanneer er geen duidelijke afspraken zijn gemaakt tussen werkgever en werknemer over bereikbaarheid. (zie ook het artikel ‘Altijd bereikbaar zijn?’).

Tenslotte stelt het Rathenau Instituut dat de verantwoordelijkheid voor het oplossen van werkdruk bij de organisatie zou moeten liggen en niet bij individuele medewerkers. Oplossingen voor werkdruk worden nu vooral gezocht in zaken als timemanagement, cursussen mindfulness etc. voor de individuele medewerker, terwijl de werkelijke bron van werkdruk wordt gecreëerd door de manier waarop het werk vanuit de organisatie is georganiseerd.

Controle op gebruik

Het instituut waarschuwt voor de grote impact van digitale monitoringsinstrumenten, zowel op het werk als op de arbeidsverhoudingen, en roept op om in ieder geval de volgende maatregelen te treffen:

  • Het voeren van een open gesprek over de mogelijkheden en beperkingen van digitale monitoringsinstrumenten. Het spreekt verder voor zich dat er terughoudend moet worden omgegaan met privacygevoelige gegevens. En verder is transparantie over de werking van algoritmen vereist;
  • Het opstellen van kwaliteitseisen aan digitale controle-instrumenten om te voorkomen dat een organisatie een instrument gebruikt dat een verkeerd beeld geeft van werknemers;
  • Het inzetten van meer handhaving en toezicht door de Autoriteit Persoonsgegevens en I-SZW. De handhaving zal zich moeten richten op: a) instrumenten die niet aan wettelijke eisen voldoen b) de wijze waarop persoonlijke gegevens worden verwerkt c) de impact van digitale controle-instrumenten voor werkdruk en d) controleren of selectieprocessen eerlijk verlopen als organisaties gebruik maken van AI en algoritmes.

Afspraken

Digitalisering kan een belangrijke bijdrage leveren aan een veiligere en gezondere manier van werken. Het kan het werk bovendien inhoudelijk interessanter maken. Maar technologie op zichzelf legt niet vast wat de gevolgen zijn van digitalisering. Het is dan ook belangrijk dat er keuzes worden gemaakt over de manier waarop de technologie wordt ingezet. Goede afspraken tussen partijen zorgen ervoor dat digitalisering niet leidt tot grotere controle van werknemers, het verschralen van de kwaliteit van werk en het verhogen van werkdruk.

Het Rathenau Instituut doet drie aanbevelingen:

  • Ga met alle betrokken partijen het gesprek aan over het verzamelen van personeelsdata en het gebruik ervan. Geef aan waar de data voor worden gebruikt en maak helder welke besluiten, bijvoorbeeld met algoritmen, met deze data worden genomen;
  • Het is noodzakelijk dat er kwaliteitseisen komen voor digitale controle-instrumenten. Die richten zich vooral op wervingsinstrumenten, omdat het gebruik van verkeerde data leidt tot ongewenste effecten op de arbeidsmarkt, zoals uitsluiting. Beroepsverenigingen kunnen op basis van hun kennis en ervaring met de inzet van wervingsinstrumenten een rol spelen;
  • Er zal meer geïnvesteerd moeten worden in toezicht en handhaving door de overheid, met name door de Autoriteit Persoonsgegevens en I-SZW. Bijvoorbeeld door te handhaven op instrumenten die niet aan de wettelijke eisen voldoen en door duidelijk te maken met welke gegevens van werknemers terughoudend moet worden omgegaan. Maar ook door aandacht te besteden aan de vergroting van werkdruk en toe te zien op eerlijke selectieprocedures.

Om over na te denken:

  • Welke personeelsgegevens verzamelt jouw organisatie? Wat zijn de bronnen? Denk aan camera’s, toegangscontrole, locatiegegevens, gegevens afkomstig uit gebruik digitale apparaten etc.;
  • Heeft jouw organisatie een privacyreglement, waarin afspraken zijn vastgelegd over het gebruik van personeelsgegevens? Zijn er afspraken gemaakt over het gebruik van algoritmen en is duidelijk hoe deze algoritmen werken?
  • Is er binnen jouw organisatief een privacy-officer aangesteld, die niet alleen waakt over het gebruik van klantgegevens maar ook over personeelsgegevens?
  • Wordt er bij de implementatie van nieuwe bronnen een privacy impact assessment gemaakt?
  • Is er een toetsingscommissie die toeziet op naleving van de gemaakte afspraken en die de afspraken regelmatig evalueert?

Bron:
Das, D., R. de Jong en L. Kool, m.m.v. J. Gerritsen (2020). Werken op waarde geschat – Grenzen aan digitale monitoring op de werkvloer door middel van data, algoritmen en AI. Den Haag: Rathenau Instituut.

Djurre Das geeft hier in een webinar een korte toelichting.