De digitale transformatie is onvermijdelijk

Digitaal bouwen en ontwikkelen wordt de standaard, dat is zeker. Tijdens de laatste werkgroep werden met de BIM-experts vragen rond visie op digitalisering gesteld, en hoe bedrijven werken aan de implementatie ervan. Wie zijn hierbij betrokken? En ook, wie niet?

In de werkgroep met BIM-experts bespreken Ernst van den Berg en George Evers welke digitaliseringsontwikkelingen bij bouwbedrijven spelen (lees hier de artikelen BIM in de bouw en BIM voor iedere functie relevantie). De BIM-experts werken bij bedrijven die gekenmerkt kunnen worden als koplopers en/of adviseurs, welke bedrijven ondersteunen bij de implementatie van BIM. We zien BIM als een belangrijke stap om het bouwproces te dataficeren. Dit wordt ook wel het datagedreven bouwen genoemd. Deze data gaan een steeds grotere rol spelen bij het organiseren van bouwprocessen. Dit is de reden dat de klassieke betekenis van BIM (Bouw Informatie Model) wordt vervangen door Bouw Informatie Management.

Digitalisering als businessmodel

Op welke wijze wordt digitalisering in een bedrijf ingezet? Gaat het om het verbeteren van de bestaande werkprocessen, het verbeteren van de dienstverlening aan de klant, of wordt er gekeken naar mogelijkheden om nieuwe producten of diensten te ontwikkelen? Met andere woorden; hoe wordt het digitale transformatieproces ingezet? Menno Lanting laat in zijn boek ‘Uit het transformatiemoeras’ zien dat veel organisaties digitalisering vooral gebruiken om de bestaande processen te verbeteren. Een beperkt aantal organisaties gebruikt digitalisering als aanleiding om het bestaande businessmodel te heroverwegen. Zo geeft Lanting voorbeelden van bedrijven die met behulp van digitalisering en het beschikken over grote hoeveelheden data, mogelijkheden zagen voor het creëren van toegevoegde waarde in andere branches.

FNV Bouwen en Wonen heeft via secundaire analyse laten onderzoeken hoe bouwbedrijven digitalisering inzetten. Een van de conclusies is dat bouwbedrijven fors innoveren, maar daarmee bestaande markten bedienen, dus niet of nauwelijks op zoek zijn naar andere markten en/of businessmodellen. Vooral jonge bedrijven, startups, houden zich het meest bezig met het zoeken naar nieuwe markten met de kans dat zijn de bouw ingrijpend (disruptief) kunnen veranderen.

Visie en ambitie

De BIM-experts gaven aan dat hun bouwbedrijven de visie hebben dat digitaal bouwen en ontwikkelen zonder meer de standaard wordt. Dit betekent dat er twee keer gebouwd wordt: een keer digitaal, en een keer fysiek. Deze bedrijven hebben de ambitie om koploper te zijn in het digitaliseren van het bouwproces. Het uitgangspunt is dat digitalisering moet leiden tot het toevoegen van waarde voor de klant, en tot nieuwe verdienmodellen.

Ook wanneer er geen visie is op digitalisering van het bouwproces zien bouwbedrijven in dat digitalisering onvermijdelijk is. Geen enkel bedrijf ontkomt eraan. Dat betekent ook dat digitalisering voor de hele bouwkolom gaat spelen. Door digitalisering komt er veel informatie beschikbaar die ondersteunend is aan het gehele bouwproces. Met deze informatie kunnen bedrijven processen verbeteren en foutmarges verkleinen. Het kan tevens leiden tot het ontwikkelen van nieuwe producten of diensten. De informatie die beschikbaar is over het gebouw en de gebruikte materialen maakt het mogelijk om gericht onderhoudswerkzaamheden uit te voeren. Daarnaast bieden de data de mogelijkheid om materialen aan het eind van de levenscyclus te hergebruiken. De verwachting is dat er een markt ontstaat van te hergebruiken bouwmaterialen.

Initiatief om te starten

Het initiatief om te starten met digitalisering ligt nogal eens bij de een groep enthousiaste medewerkers die de nodige ervaring hebben opgedaan met BIM en/of digitalisering. Zij zagen de mogelijkheden en wisten het management ervan te overtuigen dat de ontwikkelingen onvermijdelijk zijn en dat het noodzakelijk is om hierin te investeren. Het spreekt voor zicht dat het management moet inzien dat niets doen geen optie is. Uiteraard moet er bereidheid zijn te investeren en te zorgen voor de nodige faciliteiten. Bijvoorbeeld in de vorm van tijd voor een stuurgroep om plannen te ontwikkelen. Of door het inrichten van een experimenteer centrum waar verschillende nieuwe technieken worden getoond en waar teams ervaring kunnen opdoen. Denk daarbij aan het werken met BIM, Internet of Things, Geografisch Informatiesysteem, reality capturing, en virtual en augmented reality.

Technisch en organisatorisch veranderen

De digitaliseringsontwikkelingen worden snel gezien als een technische aangelegenheid, die in de handen ligt van enkele experts. Dat is niet zo. Digitalisering is voor een groot deel een organisatieveranderingsproces, waarbij op alle gebieden in de organisatie veranderingen optreden. Dat kan betrekking hebben op processen, werkzaamheden van medewerkers, en de wijze van samenwerken met ketenpartners en klanten.

Er wordt ingezien dat het veel van de medewerkers vraagt. Zij zullen immers bereid moeten zijn om de nieuwe manieren van werken te adopteren. Dat kost tijd en vereist veranderbereidheid van hen. Aangezien de digitaliseringsontwikkelingen zich in een steeds hoger tempo voltrekken, zal dat betekenen dat van medewerkers wordt gevraagd vaker en sneller veranderingen in werkwijzen te accepteren.

De rol van HR in digitalisering

De rol van HR (personeelszaken) is niet altijd even expliciet benoemd bij het opstellen van de visie rond digitalisering. Hierboven werd duidelijk digitalisering voor een groot deel een organisatieveranderingsproces is. Dat is het domein van HR, ervan uitgaande dat HR een stevige positie heeft binnen het bedrijf. Die betrokkenheid van HR is bij enkele bedrijven wel aan de orde bij het implementatieproces. Dat ligt voor de hand, omdat HR bepaalde kennis heeft en ondersteuning kan bieden bij opleidingsprogramma’s, en het leren van nieuwe vaardigheden. Zo ook bij de werving van nieuw talent en het herontwerpen van functies. HR kan ook een rol kan spelen bij het zorgen voor cultuurveranderingen die horen bij andere manieren van werken. Deze ondersteuning kan HR bieden aan betrokken projectleiders die verantwoordelijk voor digitalisering.

Kortom, HR kan zorgen voor de menskant bij het organisatieveranderingsproces. Daarmee heeft HR een toegevoegde waarde voor projectleiders die verantwoordelijk zijn voor de innovatieve ontwikkelingen.

De kanttekening die daarbij wordt gemaakt is dat het niet altijd voor de hand ligt dat HR in een dergelijke rol wordt gezien. De vraag is wat hier de reden voor is. Is HR vooral bezig met operationele, uitvoerende taken (salaris- en personeelsadministratie)? Of richt HR zich (ook) op het strategisch bedrijfsbeleid?

Waarom pakt OR deze rol niet op?

De rol van de ondernemingsraad (OR) is bij innovatieve ontwikkelingen in de bedrijven erg beperkt. Dat is opmerkelijk want volgens de Wet op de Ondernemingsraden heeft de OR enkele bevoegdheden bij digitaliseringsprocessen. De vraag is waarom OR’s deze rol niet oppakken. Ontbreekt het hen aan kennis op dit terrein of zijn zij van mening dat het een technologische innovatie is die vooral thuishoort bij experts?

Betrokkenheid medewerkers

Er zijn verschillende manieren om digitalisering te implementeren in het bedrijf. Op de eerste manier stelt een stuurgroep een implementatieplan op, waarin onder andere is beschreven welke programma’s aangekocht moeten worden. Dit implementatieplan wordt besproken met de medewerkers, zodat zij betrokken zijn bij de keuzes. Dit zorgt voor draagvlak. Het zijn de medewerkers die uiteindelijk met nieuwe programma’s moeten gaan werken en hiervoor opgeleid of getraind moeten worden. De ervaring leert dat de meeste medewerkers ervoor open staan om met nieuwe programma’s te gaan werken.

Een tweede manier is de 1-9-90 procent-aanpak. 1 procent van de medewerkers werkt aan de verkenning van digitalisering, en maakt de keuzes. 9 procent van de medewerkers volgt, en zij activeren de overige 90 procent van de medewerkers. Deze aanpak is voor gebruikers, door gebruikers, en met gebruikers. Op deze manier zorgen bedrijven voor gebruikersparticipatie. Het meenemen van medewerkers bij digitaliseringsontwikkelingen geeft de mogelijkheid om uit te leggen waarom het noodzakelijk is om te vernieuwen. Bijvoorbeeld omdat er nieuwe wet- en regelgeving is die dit vereist.

Bij de aanschaf van standaard softwarepakketten is het van belang om medewerkers te betrekken bij de keuzes die worden gemaakt. Dat wil niet zeggen dat het mogelijk is om het iedereen naar de zin te maken. Dan komt het aan om ook deze medewerkers ervan te overtuigen dat de gemaakte keuze onvermijdelijk is en dat er afscheid moet worden genomen van oude programma’s en/of werkwijzen. En dat kan lastig zijn, zeker als er voortdurend nieuwe software wordt uitgebracht.

Conclusie

Dat de digitale transitie aanstaande is, zal door niemand in de bouw ontkend worden. Wel bestaan er verschillende ideeën over hoe hierop voor te bereiden. Veel bedrijven hebben een visie opgesteld waarin in wordt gegaan op de belangrijkste ambities. Toch zijn er ook bedrijven, die hier nog geen concrete stappen in hebben genomen. Doordat deze zogenoemde achterblijvers wel een rol spelen in de keten, stellen de BIM-experts dat in het belang van de sector is om ook hen te stimuleren mee te gaan in de transitie.

Een vraag die besproken is rondom visie en implementatie van digitalisering, is welke partijen hierbij betrokken moeten worden. De BIM-experts vonden het niet vanzelfsprekend dat afdeling HR of de Ondernemingsraad een grote rol toebedeeld krijgt in dit verhaal. Dit terwijl de gevolgen van digitalisering effect hebben op grote groepen medewerkers. In de komende sessie wordt hier nader op in gegaan.

De betrokkenheid van personeel wordt wel als belangrijk geacht. We zien hier diverse manieren van terugkomen.