anders organiseren

Anders organiseren als antwoord op een turbulente omgeving

Marcel Levi (arts en bekend criticus van het Nederlandse coronabeleid) reisde onlangs naar Engeland. In het Parool beschrijft hij zijn ervaring op Schiphol. Een hele lange rij voor de enige coronacheck balie die open is, terwijl er verschillende Schiphol medewerkers ogenschijnlijk rondlopen niets te doen. Levi vraagt zich hardop af of er nu sprake is van een personeelstekort, zoals veel werkgevers ons willen laten geloven, of dat je beter kunt spreken van een organisatietekort. Dat laatste is natuurlijk het geval.

Inflexibele organisaties

In Nederland worden we al een eeuw lang geplaagd door het Taylorisme. Taylor bedacht dat een organisatie het best functioneerde als de werkzaamheden worden opgeknipt in hele kleine deelhandelingen. Deze hyperspecialisatie leidt volgens Taylor tot de meeste productiviteit. Wat daarbij hoort is een uitgebreid systeem van managers die zorgen voor het toezicht en de afstemming tussen de verschillende onderdelen. Het voorbeeld uit die tijd was de fabriek van Ford met zijn massaproductie. De organisatie was niet bepaald flexibel: je kon een Ford bestellen in elke kleur, als dat maar zwart was.

Deze manier van organiseren veronderstelt dat de omgeving waarin wordt geopereerd stabiel en volstrekt voorspelbaar is. Inmiddels weten we dat dat allang niet meer het geval is. De omgeving waarin bedrijven werken is aan voortdurende verandering onderhevig. Wil een bedrijf overleven dan is het noodzakelijk om zich snel te kunnen aanpassen aan deze omgeving. Dat betekent dat een organisatiestructuur waarin medewerkers zitten opgesloten in kleine taken en niets meer kunnen of mogen dan die werkzaamheden, in de regel niet in staat is om snel te reageren op wat er in de omgeving gebeurt. Vergelijk het met een supertanker die heel lang nodig heeft om de koers te verleggen. Wil een organisatie in de huidige tijd kunnen overleven dan hebben we het over de metafoor van de speedboot: snel en wendbaar.

Twee voorbeelden

De politie Eindhoven constateerde dat de politie inzet niet goed was afgestemd op de ontwikkelingen in de stad. De politie werkte met vaste teams voor inzet bij de horeca, bij voetbal evenementen en bij calamiteiten. Kortom deze teams werkten taakgericht en de teams functioneerden los van elkaar. De politie zag dat een horecateam op volle sterkte om 9.00 uur in de avond niet zo heel zinvol was, want dan is het aantal horecabezoekers gering. Bij de inzet bij voetbalwedstrijden was net andersom: begin van de avond zijn er veel politiemensen nodig en later op de avond juist minder.

Op basis van data-analyses van de afgelopen jaren werden patronen ontdekt in het aantal incidenten en de tijdstippen die om politieoptreden vroeg. Dat leidde tot de gedachte om te werken met flexibele teams die ingezet kunnen worden op basis van wat er in de omgeving speelt. Teams die snel en wendbaar wisselen qua inzet en samenstelling in plaats van vaste teams die op vaste plekken werken. Met realtime data is over wat er zich in de stad voordoet is het mogelijk de inzet te bepalen. Een mooi voorbeeld van datagedreven inzet van de politie. Het resultaat was dat de inzet van politiemensen efficiënter en effectiever werd.

Voor medewerkers was dat fors wennen, want de vaste structuren en vaste collega’s wisselen. Bij de invoering van deze andere manier van werken is veel tijd besteed om politiemensen mee te laten denken en de tijd te gunnen hieraan te wennen.

De projectleider die de leiding had over deze andere manier van werken geeft een waarschuwing, dat deze andere manier van werken niet zonder meer kan worden gekopieerd naar andere korpsen. Het is maatwerk en moet passen bij de cultuur van de eigen organisatie.

Het Noorse bedrijf Aker Solutions houdt zich bezig met olie- en gaswinning. Deze reus is bezig de omslag te maken naar het gebruik van andere energiebronnen. Een forse opgave want dit bedrijf is groot geworden met fossiele brandstoffen, waar het doorgaans ging om grote projecten. De energietransitie betekent op dit moment dat binnen Aker veel kleine teams zich buigen over de vraag hoe zij deze transitie kunnen realiseren. Het bedrijf ontdekte dat het werken met teams waarin medewerkers gespecialiseerd zijn in één soort deskundigheid belemmerend werkt bij de transitie. Het maakt de organisatie traag in het reageren op nieuwe ontwikkelingen die zich buiten Aker voordoen.

De conclusie was dat elk teamlid minimaal twee specialisaties moet beheersen, zodat de inzetbaarheid van de medewerkers in elke fase van een project mogelijk is. De energietransitie vraagt van medewerkers mulitinzetbaarheid en om medewerkers die hun verantwoordelijkheid nemen in projecten. De wendbaarheid van het bedrijf om te reageren op ontwikkelingen die zich in de markt voordoen, is daarmee groter en sneller.

Voor- en nadelen

Bredere inzetbaarheid heeft voor de organisatie als voordeel dat de medewerker efficiënter worden ingezet. Dat kan leiden tot een hogere werkdruk met alle gevolgen van dien. Maar bredere inzetbaarheid betekent ook dat de medewerker zijn of haar kwaliteiten beter kan gebruiken en daardoor in staat is zich verder te ontwikkelen. En dat is met het oog op het vergroten van de positie op de arbeidsmarkt van belang.

Een grotere inzetbaarheid moet niet leiden tot meer werkdruk. Daarom is het noodzakelijk dat de manier waarop de organisatie is ingericht en de wijze waarop functies zijn vormgegeven in balans zijn. Het balansmodel beschrijft op welke manier functies ingericht moeten worden. Goed werk bestaat uit hoge taakeisen en veel regelmogelijkheden. Werk dat bestaat uit hoge taakeisen en weinig regelmogelijkheden, levert een stressrisico op.

Figuur 1: Balansmodel taakeisen versus regelmogelijkheden (Bron: Frank Pot. Vakbond en goed werk)

Tenslotte is een rol voor de vakbond weggelegd om samen met andere actoren in het bedrijf de organisatie toekomstbestendig te maken. Dat betekent dat samenwerking tussen de vakbond, het management, HR experts en de OR zorgt voor de nodige deskundigheid op het terrein van organisatie inrichting en kwaliteit van werk.

Verwijzingen:

Menno Lanting. Olietankers en speedboten. Business Contact, 2014

Marcel Levi. Personeelstekort? Vaak is het werk extreem slecht georganiseerd. In: Parool, 23 september 2021

Rosa Kösters, Wim Eshuis. De vakbond en de werkvloer, op zoek naar nieuwe relaties. Amsterdam: De Burcht, aug 2020

Frederick Winslow Taylor. The principles of scientific management. Management Boek, 2011 (vertaalde versie)

by Sofie Bolder