Werkdruk aanpakken door anders organiseren

De bouw is volop aan het innoveren. Dat is noodzakelijk als de bouw over 10 jaar nog relevant wil zijn. In andere sectoren is de innovatie in een stroomversnelling gekomen doordat nieuwe spelers op de markt zijn gekomen. Deze spelers noemen zich doorgaans techbedrijven, omdat zij nieuwe technologie gebruiken om producten en diensten te vernieuwen.

Denk hierbij bijvoorbeeld aan de taxiwereld, hotelwezen, de reisbranche en de detailhandel. In Amerika is het bouwbedrijf Katerra een vergelijkbare nieuwe partij, die door digitalisering bezig is met het versneld introduceren van vernieuwingen.[i] Deze nieuwe spelers dagen uit om te zoeken naar andere manieren van werken.[ii]

De innovaties in de bouw bestaan uit een veelheid aan ontwikkelingen, zoals BIM, gebruik van algoritmen, de inzet van kunstmatige intelligentie, robots en Internet of Things. Digitalisering zorgt voor het stroomlijnen van administratieve processen. Het principe is het eenmalig vastleggen van gegevens voor meervoudig gebruik, zodat de gebruikte informatie overal dezelfde is. In de bouw zal het informatiseren van het hele bouwproces een grote vlucht nemen: van ontwerp, uitvoering, onderhoud en hergebruik. Kort samengevat gaat het om datagedreven bouwen.

Wat verandert er voor het werk

Alle functies in de bouw krijgen te maken met digitalisering. In de discussie over het effect hiervan, lag het accent vooral op het verdwijnen van werk. De praktijk laat zien dat dit genuanceerder ligt. Dit houdt in dat door digitalisering bepaalde taken uit een functie worden overgenomen en dat niet zozeer een hele functie verdwijnt. Het is van belang om te kijken naar het (her)ontwerpen van functies vanuit de gedachte dat de richting van de verandering niet door de technologie wordt gedicteerd. Dat biedt mogelijkheden om de inhoud van het werk, dus welke taken en werkzaamheden in een functie aanwezig zijn, te betrekken bij digitale veranderingsprocessen. Kort gezegd is het uitgangspunt dat het werk interessant en uitdagend moet zijn en blijven.

Organisatieontwerp

De manier waarop een organisatie is ontworpen is bepalend hoe het werk eruit ziet. Het ontwerp kan zijn gebaseerd op een strikte arbeidsdeling met beperkte handelingsmogelijkheden of op werkzaamheden die bestaan uit brede taken. Deze keuze hangt samen met de managementvisie op het inrichten van een organisatie.

Het effect van deze keuze voor de handelingsruimte van werknemers is groot. Zo zijn werkdruk en leermogelijkheden kenmerken van de werkorganisatie en niet van de mensen die er werken. Dit staat bekend als de primaire preventie, het bij de bron oplossen van problemen. Vergelijk het werken met een gevaarlijke machine. De machine moet zo zijn ontworpen dat deze geen gevaarlijke situaties oplevert voor de werknemers. Als dat niet mogelijk is moet de machine afdoende zijn beveiligd en als laatste stap geldt het verstrekken van persoonlijke beschermingsmiddelen. Dit principe van bronaanpak staat in de Arbowet.

Werkdruk ontstaat door de manier waarop een organisatie is ingericht en dat betekent dat de oplossing gezocht moet worden in een andere organisatievorm. Cursussen die bedoeld zijn om werknemers te leren omgaan met werkdruk, zoals timemanagement, mindfulness, lossen het probleem niet bij de bron op.

Werk dat uitdaagt om te blijven leren (leermogelijkheden) is een ander aspect dat samengaat met organisatieontwerp. Met beperkte handelingsmogelijkheden mag de werknemer niet meer doen dan het uitvoeren van strikt voorgeschreven handelingen of worden taken volledig door de computer of machine aangestuurd. Om het cru uit te drukken: de werknemer hangt bij binnenkomst op het werk zijn hersenen aan de kapstok, doet zijn werk en gaat weer naar huis.[iii]

Duidelijk is dat de werknemer bij dit type werk niets leert en daarmee niet in staat is om haar of zijn vaardigheden, kennis en vakmanschap verder te ontwikkelen. Een deel van het huidige flexwerk bestaat uit dit soort routinematige werkzaamheden.

Bij uitgebreide handelingsmogelijkheden in het werk zijn de leermogelijkheden groot. De werknemer neemt beslissingen, lost problemen op en overlegt met collega’s. Het leren tijdens het werk levert de grootste bijdrage aan het leren van werknemers, meer dan wordt geleerd in cursussen of opleidingen.[iv]

Voorbeeld van anders organiseren

Vermeulen Bouw

Vermeulen was de winnaar van de sociale innovatieprijs van FNV BOUW in 2018. Het is een bouwbedrijf met 35 medewerkers, gevestigd in Rijen. Het werkt naar eigen zeggen met zelfsturende teams. Eigenaar Pim Vermeulen (directeur) typeert zijn bedrijf voor de organisatieverandering als volgt:

·       Een duidelijke scheiding tussen binnen- en buitenmensen. Vakmannen vonden dat ‘ze het binnen maar moeten regelen’ en kantoormensen vonden dat vakmannen ‘geen verantwoording nemen en niet betrokken genoeg zijn’.

·       Er was sprake van een typische hark/piramide structuur waarbij de directie duidelijk de baas was, met een laag van projectleiders tussen directie en de bouwmensen.

·       De directie zat op grote afstand in een luxueuze directiekamer, wat een fysieke drempel voor bouwmensen creëerde om vragen te stellen of mening te geven.

·       Bouwplaats medewerkers kregen de planning voor hun neus geduwd en moesten gaan bouwen. Er was weinig kans om mee te denken.

 

Door de organisatieverandering werkt Vermeulen anders.

·       Er zijn zelfsturende teams gevormd die hun werk van A tot Z regelen. Ze zijn gevormd rond: Nieuwbouw, Verbouw en Onderhoud. Ieder team heeft een teamcoach die zorgt voor een goede sfeer en een aanspreekpunt is voor de teamleden.

·       Er is minder controle, thuiswerken voor kantoormensen is mogelijk, werktijden zijn flexibel, iedere collega is zelf bevoegd om gereedschap tot 250 euro te kopen.

·       Vermeulen werkt met rollen en niet meer met functies. Dit geeft medewerkers de vrijheid om meerdere rollen op zich te nemen, bijvoorbeeld als timmerman en materiaalbesteller

·       Bouwplaats medewerkers worden van begin af aan bij projecten betrokken en beslissen mee over het al dan niet uitbrengen van een offerte.

·       Het kantoor is een open werkruimte geworden met een bouwlab, stilteruimtes en ontmoetingsplekken voor binnen- en buitenmensen.

Bron: ‘Anders organiseren in de bouw anno 2020, een vooronderzoek’, FNV Bouwen en Wonen en ST groep, juni 2020 ‘Inhoud van het werk’

Wat zijn de elementen van de inhoud van werk, die ervoor zorgen dat het werk niet leidt tot werkdruk en dat er sprake is van leermogelijkheden? In de theorie over organisatieontwerp is het kernwoord de balans tussen taakeisen en regelmogelijkheden.[v] Regelmogelijkheden omvatten de controle over het werk. Dit komt neer op zeggenschap (autonomie) van de werknemer over het uitvoeren van het werk en over het vakmanschap dat vereist is. Met deze autonomie en vakmanschap kan de werknemer hoge taakeisen aan. Bovendien bevordert deze combinatie het leren in het werk. De combinatie van hoge taakeisen en weinig controle is een stress risico dat kan leiden tot werkdruk.

De ontwerptheorie van organisaties legt een koppeling tussen de productieorganisatie en de besturingsstructuur als aanvulling op de hierboven genoemde balans. In een functioneel ingerichte organisatie ontstaan allerlei afstemmingsproblemen die door direct betrokkenen niet of heel moeilijk kunnen oplossen. In een functionele organisatie bestaat een duidelijk hiërarchie, die goed te zien is in het organogram, dat de vorm heeft van een harkje. Er wordt ook wel gesproken over silo’s in de organisatie, die naast elkaar bestaan en waarbij elke silo een bepaald deel van het werk uitvoert. De onderlinge samenwerking en communicatie verloopt vaak stroef. Niet zelden is de klacht van werknemers dat zijzelf hun stinkende best doen, maar dat het fout gaat door de collega’s van een andere afdeling.

In een stroomsgewijze organisatiestructuur wordt het probleem van de afstemming opgelost. De organisatie is ingericht rond de klant of het product en er is sprake van een intensieve samenwerking van alle partijen. Regelmogelijkheden bestaan dan uit controle over het werk, werkoverleg en overleg met andere afdelingen.

Figuur 1 laat zien wanneer er sprake is van een goede balans in het werk en wanneer dat niet het geval is. Goed werk bestaat uit hoge taakeisen en veel regelmogelijkheden. Werk dat bestaat uit hoge taakeisen en weinig regelmogelijkheden, levert een stressrisico op.

 

Figuur 1: Balansmodel taakeisen versus regelmogelijkheden

Weinig regelmogelijkheden Veel regelmogelijkheden
Hoge taakeisen stressrisico Goed werk met leermogelijkheden
Lage taakeisen Geen leermogelijkheden Saai werk

Bron: Frank Pot. Vakbond en goed werk.

Het leren in het werk is pas mogelijk als werk bestaat uit verschillende soorten werkzaamheden, zodat een beroep wordt gedaan op uiteenlopende kennis en vaardigheden van medewerkers. Figuur 2 geeft weer om welke werkzaamheden het gaat.

Figuur 2: Volledige functie

Bron: Frank Pot. Vakbond en goed werk

Bij voorbereidende taken gaat het om taken die de werknemer uitvoert voordat hij kan starten met het werk, zoals zorgen voor gegevens, keuze van software waarmee wordt gewerkt, maken van een werkplan. Ondersteunende taken zorgen ervoor dat de uitvoerende taken ongestoord kunnen plaatsvinden. Denk aan kwaliteitscontrole, onderhoud. Bij organiserende taken gaat het om de mogelijkheid om met andere te overleggen over het werk. Uitvoerende taken bestaan tenslotte uit een mix van simpele en complexe taken. Dus niet alleen om werkzaamheden die bekend zijn, maar die ook bestaan uit nieuwe werkzaamheden die tot dan toe onbekend waren.
Het beoordelen van de arbeidsinhoud kan aan de hand van de volgende criteria:[vi]

  • de functie bestaat uit voorbereidende, uitvoerende en ondersteunende taken om te voorkomen dat functies zijn gebaseerd op een verdergaande arbeidsdeling;
  • de functie kent organiserende taken (werkoverleg en overleg met andere afdelingen);
  • in de functie bestaat een evenwichtige verdeling van makkelijke en moeilijke taken;
  • de functie kent autonomie ten aanzien van werktempo, werkvolgorde en werkwijze;
  • de werkzaamheden zijn niet kort-cyclisch of tempo-gebonden ;
  • het is makkelijk om de hulp van collega’s en leidinggevende in te roepen;
  • er bestaat voldoende en tijdig informatie en terugkoppeling over het werk;
  • werknemers hebben inzicht in (eventueel) gebruikte algoritmen, die een effect hebben op de werknemer. Denk aan prestaties, inzet en productiviteit. Factoren die gedrag sturen.

Conclusie

De bouw gaat een periode van grote veranderingen tegemoet door verschillende innovatieve ontwikkelingen. Bij deze innovaties ligt het accent doorgaans op technologische vernieuwingen. Het pleidooi is om deze innovatieve vernieuwingen gelijk te laten lopen met innovatieve organisatievormen en met vernieuwingen in het werk. Bij het laatste gaat het om het herontwerp van functies die kwalitatief goed en interessant zijn. Werk dat werknemers uitdaagt te blijven leren en om zich te blijven ontwikkelen.

Bronnen

[i] https://www.katerra.com/[ii] Martijn Arets. De platformeconomie. Boom: Management impact 2020[iii] Henk Volberda. De toekomst van de bouw gaat er heel anders uitzien. Itannex 2020[iv] George Evers en Jeroen Pepers. De dynamische gemeente. Den Haag: Sdu 2014[v] Frank Pot. Vakbond en goed werk. In: Rosa Kösters, Wim Eshuis. De vakbond en de werkvloer, op zoek naar nieuwe relaties. Amsterdam: De Burcht aug 2020[vi] Position paper FNV ten behoeve van het rondetafelgesprek van de Tijdelijke commissie Digitale toekomst in de Tweede Kamer op 2 maart 2020